Für Unternehmen und größere Institutionen ist ein digitale Zusammenarbeit und Kommunikation heutzutage größtenteils selbstverständlich. Aber auch in der Kulturszene, bei dezentraler Zusammenarbeit von Stadtmacher:innen und in der Kollaboration von Personen und Einrichtungen, die keinen gemeinsamen Arbeitsort teilen, sind die richtigen digitalen Tools unverzichtbar. Die Entwicklung zur Digitalisierung wurde und wird durch die Kontaktbeschränkungen der Covid19-Pandemie nur noch verstärkt.
Durch die richtige Kombination gemeinsamer Dateiablagen, geteilter Kalender, Projektwikis, Aufgabenverwaltungen, Kurznachrichtenprogramme und Konferenzdienste kann effizienter, effektiver und frustfreier gearbeitet werden. Die Arbeit von voneinander entfernten Orten erlaubt eine Einsparung von Raumüberwindungskosten. Und durch die Nutzung unentgeltlicher Dienste bleiben mehr Ressourcen für die eigentlichen Projekte.
Wie oft erleben wir es, dass in Kooperationsprojekten Word-Dateien per Email verschickt werden? Das überfüllt nicht nur das Email-Postfach und zwingt zu einer durchdachten Dateiorganisation auf dem eigenen Rechner. Es erschwert auch die Versionierung und den Überblick über den jeweils aktuellen Stand der Dokumente. Da die allermeisten Dokumente zudem Zwischenstände enthalten und Textinhalte zur Weiterverwendung in anderen Anwendungen (z.B. für Webseiten oder Print-Veröffentlichungen), ist selten ein Layout notwendig und das Denken in Schreibmaschinenseiten unnötig.
Zumindest bei den Urbanisten war uns das schon seit unserer Gründung klar. Wir waren einerseits darauf angewiesen, uns digital und dezentral zu organisieren, um effizient zu bleiben. Andererseits wollten wir nicht komplett auf Dienste „aus einer Hand“ zurückgreifen, wie etwa von Microsoft oder Google angeboten. Wir wollten nicht nur „Stadt selber machen“, sondern auch „Unternehmensinfrastruktur selber machen“. In der Folge stellen wir euch unser Setup vor.
Zum Einsatz kommen unterschiedliche Tools, um die Kommunikation zwischen den Vereinsmitgliedern im Arbeitsalltag zu ermöglichen. Dabei wird der dezentrale Austausch über Confluence organisiert. Die Kollaborationssoftware bietet die Möglichkeit, alle relevanten Inhalte des Vereins zu verwalten, indem alle Projekte in eigene Arbeitsbereiche unterteilt sind, es einen gemeinsamen Kalender mit zahlreichen Rubriken gibt sowie alle Abrechnungen, Vorlagen und Protokolle dort zusammengetragen werden. Dadurch hat jedes Mitglied, sofern es zu den jeweiligen Bereichen freigeschaltet ist, jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen. Das ermöglicht den Aufbau relativ flacher Hierarchien und fördert die selbstständige Arbeitsweise der Mitglieder. Leider vergibt Atlassian, der Entwickler von Confluence, keine Lizenzen mehr für die freie Nutzung der Software auf dem eigenen Server. Wir prüfen aktuell den Umzug auf die Alternative xwiki.
Neben Confluence verwenden die Urbanisten für ihre Kommunikation untereinander Jitsi Meet, ein Online-Meeting Tool, welches für alle digitalen Konferenzen verwendet wird. So fand beispielsweise das wöchentliche Meeting der Geschäftsführung zu Zeiten des Lockdowns über das Programm statt. Mittlerweile, da Meetings in Präsenz grundsätzlich wieder möglich sind, wird die Anwendung vor allem dann genutzt, wenn alle Beteiligten sich der Praktikabilität halber in Form einer Online-Konferenz zusammenfinden oder die Treffen in Hybridform zeitgleich sowohl digital als auch vor Ort stattfinden. Wir hatten dazu das ebenfalls freie BigBlueButton ausprobiert, das uns allerdings unnnötig aufgebläht erschien. An der unregelmäßigen Verwendung von Teams, Webex, Zoom und Google Meet kommen wir durch die vielen unterschiedlichen Projektpartner aber nicht vorbei. Hier ist gute eine Anleitung, um Jitsi auf dem eigenen Server zu installieren.
Neben diesem Tool werden jedoch auch Anwendungen für die kurzfristigere Kommunikation der Mitglieder untereinander verwendet. Die Absprache zwischen einzelnen Menschen des Vereins läuft dabei hauptsächlich über Telegram. Der Messenger wird zusätzlich für die Vernetzung diverser Gruppenchats zu verschiedenen Themengebieten und Projekten genutzt, durch welche zusätzliche relevante Informationen ausgetauscht werden können. Trotzdem greift der Verein auch auf das klassische Format der E-Mail als Kommunikationsform zurück. Der Empfang und die Weiterleitung empfangener Mails von externen Personen sowie ein Benachrichtigungsservice für die Aktivitäten bei Confluence zählen dabei zu wichtigen Komponenten.
Bei aller Praktikabilität gibt es jedoch auch bei den genannten Tools Punkte, bei welchen die digitale Zusammenarbeit potenzielle Schwierigkeiten mit sich bringt. So birgt zum Beispiel Confluence die Gefahr, dass seine Nutzeroberfläche unübersichtlich wird, sofern die Plattform nicht von Grund auf klar und einheitlich strukturiert und auch von allen Teilnehmenden nach bestimmten Kriterien gleichermaßen weitergeführt und genutzt wird. Bei Telegram besteht die potenzielle Problematik, dass hier die Grenzen zwischen Privat- und Arbeitsleben verwischen können. Nachrichten über den Messenger erreichen Menschen in der Regel zu jeder Tageszeit, man ist also häufig auf Abruf und beantwortet Nachrichten in der Freizeit. Es gibt zudem einige Bedenken bezüglich der Datensicherheit.
Trotz dessen lässt sich festhalten, dass die digitale Zusammenarbeit über all diese Tools die Kommunikation innerhalb des Vereins erheblich erleichtert und eine eigenständige Arbeitsweise der Vereinsmitglieder*innen überhaupt erst ermöglicht hat. Wir müssen uns außerdem bei dem Chaostreff Dortmund bedanken, der mit dem dort installierten Etherpad uns schon so einige gemeinsame Brainstrom-Sessions ermöglicht hat: Hier kann sehr schnell ein neues Dokument erstellt werden, in das alle Beteiligten gleichzeitig Text eintragen.
